個人情報のお取り扱いについて(千歳ファシリティーズ)

POLICY

個人情報のお取り扱いについて
(千歳ファシリティーズ)

千歳ファシリティーズ株式会社(以下「当社」といいます)における個人情報・個人番号・特定個人情報の取扱いについて、以下のとおり公表いたします。
なお、「個人情報」「個人番号」「特定個人情報」の意味は以下のとおりです。

・「個人情報」
生存する個人に関する情報であって当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述により特定の個人を識別することができるものおよび生存する個人に関する情報であって個人識別符号を含むものをいいます。
・「個人番号」
住民票コードを変換して得られる番号で、個人を識別するために指定されるものをいいます(いわゆる「マイナンバー」のことをいいます)。
・「特定個人情報」
上記の「個人番号」を内容に含んだ個人情報をいいます(「特定個人情報等」とは、上記の「個人番号」と「特定個人情報」を、あわせたものをいいます)。

1.利用目的について
当社は、他の方法でお知らせする場合を除き、個人情報を以下の(1)記載の事業を進めるに当たり以下の(2)記載の目的で利用し、これに必要な範囲で取扱います。また、個人番号に関しては、法令に定める個人番号関係事務の範囲を超えて取扱うことはありません。

(1)当社の事業・業務
① 設備・警備・清掃・駐車場等オフィスビルの総合管理
② 建築・内装・設備・管工事の請負・施工・管理
③ オフィス移転のトータル管理とオフィス効率化ソリューションの提供
④ 清掃元請管理・廃棄物処理事務代行・時間貸駐車場元請管理
⑤ 寮・社宅・研修所の総合管理
⑥ 警備・庶務業務
⑦ 車両運行管理業務
⑧ 不動産仲介業務
⑨ 上記に付帯する一切の業務

(2)利用目的
当社は個人情報の利用目的が明確になるよう以下に定めるとともに、個人情報の取得の場面に応じて利用目的を限定するよう努めます。

ア お客さまからご提供いただいた個人情報について
① お客さまと当社との間における契約の締結・履行、その他の取引管理
② お客さまと当社との連絡及び社会的慣習に基づくご通知・ご挨拶
③ お客さまとのお取引に関連する当社の商品・サービスに関する情報のご提供
④ 当社事業・業務に係わる調査・分析・研究・監査
⑤ 当社事業・業務に係わる業界・団体関係者との情報交換・連絡

イ 当社勤務者等の個人情報について
(ここでの勤務者等とは当社の役職員等、今後役職員等となろうとする者および過去役職員等であった者をいいます)採用、配員・配置、労務管理(雇用契約・勤務時間管理等)に係る事項、本人および家族の安否確認・緊急連絡・事業継続等に係る緊急の指揮命令等に係る事項、法令に基づく心身の健診・健康管理およびそれらに係る事項、法令上の届出・申請等の事項、若しくは法令に基づく行政機関等からの依頼に基づく報告等、給与・賞与・退職金等支払、法令に基づく控除及び手当等に関する事項、福利厚生・庶務事項等の連絡。
2.第三者提供について
当社は、ご提供頂いた個人情報を、次の場合その他法令に定める場合を除き第三者に提供することはいたしません。また当社は、法令に定める場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供することはいたしません。

① 同意があるとき
② 個人情報に関する機密保持契約を事前に締結した外部業者へ業務を委託するとき
③ 法令等に基づいて、当社に対し個人情報開示を求められたとき
④ 後記4による共同利用に際して個人データを共同利用者に提供するとき
3.委託について
当社が、業務委託に伴い個人情報・特定個人情報等の取扱いを委託する場合には、当社所定の基準に則り選定した業務委託先において、当社が委託した業務以外に個人情報・特定個人情報等が利用されることがないよう、また、当社の個人情報保護方針および規則等に準じた安全管理措置が確保されるよう、業務委託先と個人情報・特定個人情報等の取扱いに関する契約を締結する等したうえで委託いたします。
4.個人データの共同利用について
(1) お客さまの個人データの共同利用について
当社は、以下のとおり、子会社の経営管理を行ううえでの必要性から、個人情報保護法第23条第5項第3号に基づき、お客さまとのお取引に関わる個人データを、当社の子会社との間で共同利用させて頂いております。なお、特定個人情報等については共同利用いたしません。また、個人情報保護法以外の関連法令等により共同利用の制限がある場合、当該法令等に則った取扱いを行います。
① 共同利用する個人データの項目
氏名・住所・電話番号、メールアドレス、お取引の内容
② 共同利用者の範囲
千歳興産株式会社
③ 利用目的
1)上記1.(1)記載の事業に関する当社業務の千歳興産株式会社による監督のため。
2)共同利用者間のノウハウの共有によるより高品質のサービスの企画、開発、提供のため。
3)当社及び千歳興産株式会社の一体運営による業務効率化その他、当社と千歳興産株式会社を一体とした経営管理、リスク管理のため。
4)上記1.(1)記載の事業に関する上記1.(2)ア記載の目的の範囲内でのお客さまへの適切なサービス、情報提供のため
④ 個人データの管理責任者
千歳ファシリティーズ株式会社 企画部長(連絡先は後記6記載のとおり)

(2)勤務者等及びその家族の個人データの共同利用について
当社は、以下のとおり、人事管理上の必要性から、個人情報保護法第23条第5項第3号に基づき、勤務者等及びその家族に関わる個人データを、親会社等との間で共同利用しています。なお、特定個人情報等については共同利用いたしません。また、個人情報保護法以外の関連法令等により共同利用の制限がある場合、当該法令等に則った取扱いを行います。
① 共同利用する個人データの項目
勤務者等の氏名・住所・年齢・生年月日・性別・電話番号、メールアドレス、学歴、資格・免許、職歴、家族構成、扶養の有無等。
② 共同利用者の範囲
千歳興産株式会社および株式会社三菱UFJ銀行
③ 利用目的
上記1.(2)イ記載の事務を共同利用者間で共同して行うため。
④ 個人データの管理責任者
千歳ファシリティーズ株式会社 企画部長
5.個人情報の安全管理
お客さまからご提供いただいた個人情報および勤務者等の個人情報は、厳重に保管・管理のうえ、第三者の不正なアクセスによる個人情報の漏洩・流用・改ざん等を防止するために必要なセキュリティ対策を講じます。
6.個人情報に関するお問い合わせ窓口
当社が共同利用する個人情報に係わるご質問や開示請求に関するお問い合わせも承ります。

〒101-0041 東京都千代田区神田須田町1-34-1 神田須田町千歳ビル
千歳ファシリティーズ株式会社 企画部 TEL:03-3256-4311
受付時間 9:00~17:00(土日祝日及び年末年始を除く。)
7.千歳ファシリティーズ株式会社が加入する認定個人情報保護団体(警備業)
〒163-0632 東京都新宿区西新宿1-25-1 新宿センタービル32F
一般社団法人 全国警備業協会 警備業個人情報保護推進室 TEL:03-3342-5821
受付時間 9:00~17:00(土日祝日及び年末年始を除く。)

平成29年5月30日
千歳ファシリティーズ株式会社