個人情報のお取り扱いについて(千歳ファシリティーズ)

POLICY

個人情報のお取り扱いについて
(千歳ファシリティーズ)

千歳ファシリティーズ株式会社(以下「当社」といいます)における個人情報・個人番号・特定個人情報の取扱いについて、以下のとおり公表いたします。
なお、「個人情報」「個人番号」「特定個人情報」の意味は以下のとおりです。
・「個人情報」
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述により特定の個人を識別することができるものおよび生存する個人に関する情報であり、個人識別符号を含むものをいいます。
・「個人番号」
住民票コードを変換して得られる番号で、個人を識別するために指定されるものをいいます(いわゆる「マイナンバー」のことをいいます)。
・「特定個人情報」
上記の「個人番号」を内容に含んだ個人情報をいいます(「特定個人情報等」とは、上記の「個人番号」と「特定個人情報」を、あわせたものをいいます)。

1.利用目的について
当社は、他の方法でお知らせする場合を除き、個人情報を以下の(1)記載の事業を進めるに当たり以下の(2)記載の目的で利用し、これに必要な範囲で取扱います。また、個人番号に関しては、法令に定める個人番号関係事務の範囲を超えて取扱うことはありません。

(1)当社の事業・業務
① 設備・警備・清掃・駐車場等オフィスビルの総合管理
② 建築・内装・設備・管工事の請負・施工・管理
③ オフィス移転のトータル管理とオフィス効率化ソリューションの提供
④ 清掃元請管理・廃棄物処理事務代行・時間貸駐車場元請管理
⑤ 寮・社宅・研修所の総合管理
⑥ 警備・庶務業務
⑦ 車両運行管理業務
⑧ 不動産仲介業務
⑨ 第二種金融商品取引業
⑨ 上記に付帯する一切の業務

(2)利用目的
当社は個人情報の利用目的が明確になるよう以下に定めるとともに、個人情報の取得の場面に応じて利用目的を限定するよう努めます。

ア お客さまからご提供いただいた個人情報について
① お客さまと当社との間における契約の締結・履行、その他の取引管理
② お客さまと当社との連絡及び社会的慣習に基づくご通知・ご挨拶
③ お客さまとのお取引に関連する当社の商品・サービスに関する情報のご提供
④ 当社事業・業務に係わる調査・分析・研究・監査
⑤ 当社事業・業務に係わる業界・団体関係者との情報交換・連絡

イ 当社勤務者等の個人情報について
(ここでの勤務者等とは当社の役職員等、今後役職員等となろうとする者および過去役職員等であった者をいいます)採用、配員・配置、労務管理(雇用契約・勤務時間管理等)に係る事項、本人および家族の安否確認・緊急連絡・事業継続等に係る緊急の指揮命令等に係る事項、法令に基づく心身の健診・健康管理およびそれらに係る事項、法令上の届出・申請等の事項、若しくは法令に基づく行政機関等からの依頼に基づく報告等、給与・賞与・退職金等支払、法令に基づく控除及び手当等に関する事項、福利厚生・庶務事項等の連絡。
2.クッキー(Cookie)使用について
当社のウェブサイトでは、お客さまにより一層便利に当社ウェブサイトをご利用いただくため、また、閲覧履歴を採取するためにクッキーを使用しているページがあります。
クッキーとは、インターネットの効率的な運用と利用状況の効果測定のために、ウェブサイトの提供者がブラウザを通じてWebサイト訪問者のコンピュータに一時的にデータを書き込んで保存させる仕組みのことです。お客さまはクッキーを拒否されましても当社ウェブサイトをご利用いただけます。
3.第三者提供について
当社は、ご提供頂いた個人情報を、次の場合その他法令に定める場合を除き第三者に提供することはいたしません。また当社は、法令に定める場合を除き、特定個人情報等を第三者に提供することはいたしません。
① 同意があるとき
② 個人情報に関する機密保持契約を事前に締結した外部業者へ業務を委託するとき
③ 法令等に基づいて、当社に対し個人情報開示を求められたとき
④ 後記5による共同利用に際して個人データを共同利用者に提供するとき
4.委託について
当社が、業務委託に伴い個人情報・特定個人情報等の取扱いを委託する場合には、当社所定の基準に則り選定した業務委託先において、当社が委託した業務以外に個人情報・特定個人情報等が利用されることがないよう、また、当社の個人情報保護方針および規則等に準じた安全管理措置が確保されるよう、業務委託先と個人情報・特定個人情報等の取扱いに関する契約を締結する等したうえで委託いたします。
5.個人データの共同利用について
(1) お客さまの個人データの共同利用について
当社は、以下のとおり、親会社との一体的な経営管理を行う上での必要性から、個人情報保護法第23条第5項第3号に基づき、お客さまとのお取引に関わる個人データを、当社の親会社との間で共同利用させて頂いております。なお、特定個人情報等については共同利用いたしません。また、個人情報保護法以外の関連法令等により共同利用の制限がある場合、当該法令等に則った取扱いを行います。
① 共同利用する個人データの項目
氏名・住所・電話番号、メールアドレス、お取引の内容
② 共同利用者の範囲
千歳コーポレーション株式会社
③ 利用目的
1)上記1.(1)記載の事業に関する当社業務の千歳コーポレーション株式会社による監督のため。
2)共同利用者間のノウハウの共有によるより高品質のサービスの企画、開発、提供のため。
3)当社及び千歳コーポレーション株式会社の一体運営による業務効率化その他、当社と千歳コーポレーション株式会社を一体とした経営管理、リスク管理のため。
4)上記1.(1)記載の事業に関する上記1.(2)ア記載の目的の範囲内でのお客さまへの適切なサービス、情報提供のため
④ 個人データの管理責任者
名称  千歳ファシリティーズ株式会社
所在地 東京都千代田区神田須田町1-34-1
代表者 森岡 寛司

(2)勤務者等及びその家族の個人データの共同利用について
当社は、以下のとおり、人事管理上の必要性から、個人情報保護法第23条第5項第3号に基づき、勤務者等及びその家族に関わる個人データを、親会社等との間で共同利用しています。なお、特定個人情報等については共同利用いたしません。
① 共同利用する個人データの項目
勤務者等の氏名・住所・年齢・生年月日・性別・電話番号、メールアドレス、学歴、資格・免許、職歴、家族構成、扶養の有無等。
② 共同利用者の範囲
千歳コーポレーション株式会社および株式会社三菱UFJ銀行
③ 利用目的
上記1.(2)イ記載の事務を共同利用者間で共同して行うため。
④ 個人データの管理責任者
名称  千歳ファシリティーズ株式会社
所在地 東京都千代田区神田須田町1-34-1
代表者 森岡 寛司
6.個人データの安全管理措置
お客さまからご提供いただいた個人情報および勤務者等の個人情報に係る個人データは、厳重に保管・管理のうえ、個人データ漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全管理のため、以下の措置を講じます。

(1)個人情報の取扱いに関する基本方針の策定
(2)個人情報の取扱いに関する規程の整備
(3)組織的安全管理措置
① 管理責任者の設置
② 情報・データの管理や問題発生時の報告等に関する体制整備(取扱権限の定め、情報・データ等の作成、利用・加工、保存・保管、廃棄・消去等の各段階における管理体制の整備、情報・データへのアクセス制限等)
③ 管理台帳の整備
④ 情報の取り扱い状況に関する点検
(4)人的安全管理措置
① 役職員との情報の非開示に係る契約の締結
② 役職員への教育・研修の定期的かつ継続的な実施
(5)技術的安全管理措置
① データへのアクセス権限の管理及びアクセス制御のための機能の整備
② 外部からの不正アクセス・不正侵入やデータの漏えい・毀損の防止、コンピュータウイルス等不正プログラムからの防御等に関する機能の整備
③ データへのアクセス状況やシステムの稼働状況の記録化及び分析
④ 障害発生時の復旧体制の整備
(6)物的安全管理措置
① データの保管方法・保管場所に関する規律の整備
② データが保管された建物や部屋等に関する入退館(室)管理
③ データの記憶媒体や機器等の盗難、破損等の防止のための措置
7.個人情報に関するお問い合わせ窓口
当社が共同利用する個人情報に係わるご質問や開示請求に関するお問い合わせも承ります。

〒101-0041 東京都千代田区神田須田町1-34-1 神田須田町千歳ビル
千歳ファシリティーズ株式会社 企画部 TEL:03-3256-4311
受付時間 9:00~17:00(土日祝日及び年末年始を除く。)
8.千歳ファシリティーズ株式会社が加入する認定個人情報保護団体(警備業)
〒163-0632 東京都新宿区西新宿1-25-1 新宿センタービル32F
一般社団法人 全国警備業協会 警備業個人情報保護推進室 TEL:03-3342-5821
受付時間 9:00~17:00(土日祝日及び年末年始を除く。)

2022年4月1日
千歳ファシリティーズ株式会社